Handlings- og økonomiplan 2020-2023 – Stavanger kommune

Rådmannens forslag

4.1 Innovasjons- og forbedringsarbeid

I årene som kommer skal Stavanger kommune fortsatt levere gode tjenester til innbyggerne og brukerne innenfor strammere rammebetingelser enn i dag. Som et virkemiddel til å oppnå dette arbeides det for å øke innovasjonsevnen, innovasjonstakten og innovasjonsomfanget.

Innovasjonen kan være en ny eller vesentlig endret tjeneste, vare, prosess, organisering eller kommunikasjonsmåte. Å være ny, betyr her at innovasjonen er ny for den aktuelle virksomheten, den kan likevel være kjent for og iverksatt i andre virksomheter.

Arbeidsmetoder som bygger på samspill og samskaping innen kommunen og mellom kommunene, næringslivet, innbyggerne og akademia er et virkemiddel i å finne fram til nye eller bedre tjenester.  Denne arbeidsformen må utvikles og implementeres i de ulike tjenesteområdene og vil være et prioritert tiltak i kommende planperiode. I den forbindelse har rådmannen tatt initiativ overfor Universitetet i Stavanger for å få etablert studietilbud og kursaktivitet knyttet til fagområdet tjenestedesign og samskapingsskole fra 2020.

4.1.1 Innovasjon og digitalisering

Innovasjon er det som driver forbedringsarbeidet fremover, og digitalisering er ett av de viktigste virkemidlene i denne sammenheng. Å ta i bruk ulike digitale løsninger sammen med innbyggere, frivillig sektor og næringsliv regnes som sentralt i arbeidet for å kunne være i stand til å møte framtidens utfordringer på en mer effektiv måte.

For å gi mer styrke og nødvendig fart i utviklingsarbeidet er det i den nye kommunen etablert en ny avdeling, Innovasjon og digitalisering.

Avdelingen skal blant annet være pådriver for å stimulere til kunnskapsutvikling, systematisk forbedringsarbeid og innovasjon gjennom bruk av ulike metoder, verktøy og virkemidler som f. eks innføring av nye digitale løsninger. Arbeidet starter opp for fullt i 2020.

I regjeringens strategi for digitalisering i offentlig sektor heter det:

«Digitalisering av offentlig sektor skal gi en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor gjennom bedre tjenester, mer effektiv ressursbruk i offentlige virksomheter og legge til rette for produktivitetsøkning i samfunnet. Hensikten med strategien er å understøtte digital transformasjon i hver enkelt virksomhet, og i offentlig sektor som helhet.

Digital transformasjon betyr å endre de grunnleggende måtene virksomhetene løser oppgavene på ved hjelp av teknologi. Det ­innebærer at virksomhetene gjennomgår radikale endringer med mål om bedre bruker­opplevelser og smartere og mer effektiv oppgaveløsning.

En slik tilnærming kan føre til at organisasjonen må endres, ansvar flyttes, regelverket skrives om, eller prosesser designes på nytt. Dette handler like mye om endringsledelse, ­kompetanse- og organisasjonsutvikling, forvaltningspolitikk og forvaltningsutvikling som teknologi.»

For å hente ut ulike typer effekter, må arbeidet med forbedring og innovasjon settes i system.

Det skal i planperioden blant annet tas i bruk ulike metoder og verktøy for hvordan organisasjonen kan arbeide med innovasjon- og utviklingsarbeid samtidig som det må jobbes med å utvikle en kultur for denne måten å jobbe på.  Parallelt med dette arbeidet skal det også fastsettes standarder for hvordan prosesser dokumenteres.

Det skal også tas i bruk metoder og verktøy for gevinstrealisering.  Gevinstrealisering fremmer effektiv ressursbruk og gir økt oppmerksomhet på kvalitative gevinster som kommer kommunen og innbyggerne til gode.

Alle ansatte; ledere og medarbeidere må stimuleres til å identifisere og formidle forbedringsområder gjennom sitt daglige arbeid. System for å fange opp nye ideer og erfaringsoverføringer mv. i forbedrings- og utviklingsarbeidet skal utvikles og etableres gjennom en enkel digital løsning.

Å dele erfaringer kan være kommunens viktigste ressurs til å identifisere mulige nye utviklingsområder. Allerede fra 2020 vil rådmannen arrangere en innovasjonsdag for kommunens ansatte. Målet er å utvikle en robust og systematisk innovasjonskultur utover i planperioden der blant annet en årlig innovasjonsdag kan inngå som ett av flere tiltak som kan bidra til å stimulere til nytenkning.

Kunstig intelligens og maskinlæring

Kunstig intelligens refererer her til en datamaskins evne til å gjøre ting som mennesker opplever som smart. Maskinlæring er en hovedretning innen kunstig intelligens hvor en datamaskin lærer en konkret oppgave gjennom å analysere store mengder data, ikke gjennom forhåndsdefinerte regler.

Digitalisering er det verktøyet, sammen med utviklingen av kunstig intelligens (AI), som forventes å påvirke tjenesteleveransene og tjeneste-utformingen mest i tiden framover. Det vil skje en digital transformasjon som vil innebære nye måter å organisere arbeidet på og endrede oppgaveutførelser. Repetitive og monotone oppgaver kan erstattes av digitale løsninger slik at ressurser kan nyttes på en ny og annerledes måte. Utvikling av digital kompetanse hos alle ansatte vil være av stor betydning for å lykkes i fornyings- og forbedringsarbeidet. Evne og kompetanse til å ta i bruk nye løsninger og verktøy vil være avgjørende for å kunne ta ut forventet effekt.

Innovasjon og forbedringsarbeid handler om å finne nye løsninger og tilpasse dem til virksomheten. I denne prosessen inngår også testing og utprøving av løsningene. Det må i slike prosesser også være en forståelse for og kultur for prøving og feiling, samtidig som arbeidet må skje innenfor de rammene som settes av lov og regelverk/krav samt etisk standard for å sikre kvalitet og sikker tjenesteutførelse. Det skal i planperioden utarbeides et rammeverk i forbindelse med dette arbeidet.

For å gi kraft og felles retning skal det i løpet av 2020 starte opp et arbeide med å utarbeide overordnede planer for kommunens satsing innen innovasjon og nytenkning og en samordnet plan for kommunens digitalisering og IKT satsing.

4.1.2 Økt satsing på nasjonale og lokale digitaliseringsprosjekter

Samarbeid om ulike digitaliseringsprosjekter er i full gang både nasjonalt og lokalt.

I regjeringens digitaliseringsstrategi for 2019-2025 er det blant annet uttalt at brukerne/innbyggerne skal settes i sentrum gjennom utviklingen av sammenhengende tjenester, samordning på tvers skal videreutvikles, og nasjonale felles løsninger og deling av data skal styrkes.

For å kunne nyttiggjøre seg av ulike data og oppbevare dem på en sikker og forsvarlig måte må kommunen bygge opp en struktur som ivaretar de krav som settes for datasamling, bruk og oppbevaring. Samlet forventes det at de ulike digitaliseringsprosjektene vil gi en stor gevinst for både kommunen og innbyggerne i form av enklere og mer intuitive løsninger, og mer effektive tjenester både i et økonomisk og i et kvalitetsperspektiv.

Nasjonal satsing på En innbygger -en journal

Kommunene har et stort behov for bedre journalløsninger og enklere samhandling med andre aktører i helse- og omsorgssektoren. IKT-systemene i kommunene i dag er silobaserte og i hovedsak avgrenset til hver enkelt virksomhet.  Det nasjonale prosjektet Akson er satt i gang. Forprosjektet er innledningen til den største satsningen Norge har gjort for å etablere en felles journal og samhandlingsløsning for hele helse- og omsorgssektoren, særlig for de kommunal helse- og omsorgstjenestene.

Direktoratet for e-helse leder forprosjektet som skal gjennomføres i et tett samarbeid med KS, kommunesektoren, de regionale helseforetakene og andre sentrale aktører. I dette arbeidet er Stavanger kommune representert både i prosjektstyret, arbeidsgruppen for prosjektstrategi og i kjerneteamet.

Akson
Målet med Akson er å gi innbyggere tryggere og bedre helsetjenester gjennom digitale verktøy som støtter arbeidshverdagen til helsepersonell. Akson er både et tiltak som skal gi ny journalløsning for kommunale helse- og omsorgstjenester og løsninger som knytter fastlege, legevakt, hjemmetjenester og andre tjenester bedre sammen med resten av helse-Norge.

Målet med Akson er å gi innbyggere tryggere og bedre helsetjenester gjennom digitale verktøy som støtter arbeidshverdagen til helsepersonell. Akson er både et tiltak som skal gi ny journalløsning for kommunale helse- og omsorgstjenester og løsninger som knytter fastlege, legevakt, hjemmetjenester og andre tjenester bedre sammen med resten av helse-Norge.
Løsningen skal gi bedre samhandling, og helsepersonell skal få bedre tilgang til oppdatert og relevant informasjon om pasienten. Innbygger vil oppleve en mer helhetlig og koordinert helsetjeneste, og økt pasientsikkerhet. Det langsiktige målet er at alle aktørene i kommunal helse- og omsorgstjeneste, inkludert fastleger, tar i bruk journalløsningen. De første kommunene vil trolig kunne ta Akson i bruk fra 2024-2025.

FIKS-plattform

FIKS-plattformen er felles kommunal arkitektur som blant annet gjør det mulig å kommunisere på tvers av forvaltningsnivå. Rådmannen vil i den kommende perioden bidra til å videreutvikle plattformen i tett samarbeid med KS og de andre medlemskommunene. Plattformen imøtekommer behovet for felles arkitektur og gir bedre gjennomføringskraft i digitaliseringsarbeidet.

Datasjø

Arbeidet med datasjø vil kunne bidra til bedre optimalisering og effektivisering av tjenester og prosesser for flere tjenesteområder. Ny og bedre innsikt i egne data vil kunne bidra til endring og optimalisering av måten man strukturerer store datamengder og legger til rette for maskinlæring, prediktiv analyse og utvikling av autonome prosesser.

Datasjøen vil gjøre det mulig å tilgjengeliggjøre dataene på en slik måte at det i større grad kan tilrettelegges for innovasjon, analyse og deling av data.

Dette er nybrottsarbeid og rådmannen vil, sammen med en lokal leverandør, intensivere arbeidet for å se på mulighetsrommet og teste flere ulike prosjekter. Ved å samle data fra ulike fagområder og sektorer, ta dataene direkte inn i datasjøen og sette dem i en sammenheng, kan en datasjø løse både små og store utfordringer. Det å kunne se data på tvers av siloer gir også ofte gevinst med en gang.

En forutsetning for å lykkes i digitaliseringsarbeidet er at data oppbevares sikkert og i tråd med gjeldende lovverk. Innsamlet data regnes som en svært viktig kilde for innsikt, ny kunnskap og som grunnlag for innovative prosesser. Dette forutsetter at det er etablerte systemer for tilgjengeliggjøring av data på en troverdig, sikker og lovmessig måte.

Tjenesteplattform

Rådmannen vil i perioden etablere en digital tjenesteplattform bygget med moderne arkitektur. Dette vil tilgjengeliggjøre informasjon om data som finnes i kjernesystemene og fungere som en grunnmur som kobler hele virksomheten og alle systemer bedre sammen.

Gjennom denne plattformen oppnås det en bedre oversikt over integrasjoner og data som vil gi innsikt og styrke evnen til å dele data og informasjon på tvers av organisasjonen. Informasjonen som samles om egne prosesser, integrasjoner og tjenester vil gjennom ulike typer analyser være viktige bidrag inn i forbedrings- og utviklingsarbeidet samt danne grunnlag for å kunne identifisere gevinster.

Porteføljestyringssystem

Det pågår i dag mange ulike digitaliserings- og innovasjonsprosjekter i hele kommunen, lokalt initiert eller gjennom ulike nasjonale prosjekter.  Våren 2020 skal det tas i bruk en digital plattform som vil gi en helhetlig oversikt over planlagte og pågående prosjekt. Porteføljestyring handler om å definere, balansere og styre virksomhetens samlede portefølje på en slik måte at kommunens ressurser utnyttes best mulig. Hvis kommunen har en systematisert oversikt over prosjektene vil dette gi grunnlag for en porteføljeplan som er et godt beslutningsunderlag for å foreta tverrgående prioriteringer og samordning. Porteføljen er samlingen av alle besluttede og pågående prosjekter og programmer som skal sikre at organisasjonen oppnår sine strategiske mål.

Min side

Prosjekt MinSide skal tilby innbyggerne muligheten til å lese digital post til og fra kommunen, se eiendomsinformasjon og gå videre til en rekke nasjonale tjenester fra for eksempel Skatteetaten, NAV og Husbanken. MinSide er under stadig utvikling, og målet er at alle offentlige tjenester som er relevante for innbyggeren, skal kunne finnes her.

Digi- Rogaland

Digi Rogaland er et samarbeid med kommunene i Rogaland om å ta i bruk digitale verktøy for å gi bedre tjenester til innbygger og næringsliv i Rogaland. Samarbeidet skal bidra til deling og gjenbruk av ressurser. Hjelp til gevinstrealisering og prosessforbedring er viktige byggeklosser i samarbeidet. Ambisjonen er at innbyggere skal oppleve at kommunens digitale løsninger er lik på tvers av kommunegrensene. Kommunene ønsker å være pådrivere til at flere nasjonale løsninger etableres og videreutvikles.