Handlings- og økonomiplan 2020-2023 – Stavanger kommune

Rådmannens forslag

4 Organisasjon, utvikling og kontroll

Framtidens utfordringer og strammere økonomiske rammebetingelser vil kreve nye arbeidsprosesser og ny teknologi. Stavanger kommune må møte utfordringene gjennom kunnskapsbasert utvikling, innovasjon og digitalisering innenfor alle tjenesteområder. Det må tas i bruk nye arbeidsformer som i større grad involverer innbyggere gjennom samskaping og frivillig arbeid. Kommunens tilgang til og bruk av kompetanse vil være avgjørende for å kunne levere gode og effektive tjenester. Rekruttering, arbeidsdeltakelse og kompetanseutvikling vil være viktige elementer når kommunen skal utarbeide nye arbeidsgiverstrategi.

4.1 Innovasjons- og forbedringsarbeid

I årene som kommer skal Stavanger kommune fortsatt levere gode tjenester til innbyggerne og brukerne innenfor strammere rammebetingelser enn i dag. Som et virkemiddel til å oppnå dette arbeides det for å øke innovasjonsevnen, innovasjonstakten og innovasjonsomfanget.

Innovasjonen kan være en ny eller vesentlig endret tjeneste, vare, prosess, organisering eller kommunikasjonsmåte. Å være ny, betyr her at innovasjonen er ny for den aktuelle virksomheten, den kan likevel være kjent for og iverksatt i andre virksomheter.

Arbeidsmetoder som bygger på samspill og samskaping innen kommunen og mellom kommunene, næringslivet, innbyggerne og akademia er et virkemiddel i å finne fram til nye eller bedre tjenester.  Denne arbeidsformen må utvikles og implementeres i de ulike tjenesteområdene og vil være et prioritert tiltak i kommende planperiode. I den forbindelse har rådmannen tatt initiativ overfor Universitetet i Stavanger for å få etablert studietilbud og kursaktivitet knyttet til fagområdet tjenestedesign og samskapingsskole fra 2020.

4.1.1 Innovasjon og digitalisering

Innovasjon er det som driver forbedringsarbeidet fremover, og digitalisering er ett av de viktigste virkemidlene i denne sammenheng. Å ta i bruk ulike digitale løsninger sammen med innbyggere, frivillig sektor og næringsliv regnes som sentralt i arbeidet for å kunne være i stand til å møte framtidens utfordringer på en mer effektiv måte.

For å gi mer styrke og nødvendig fart i utviklingsarbeidet er det i den nye kommunen etablert en ny avdeling, Innovasjon og digitalisering.

Avdelingen skal blant annet være pådriver for å stimulere til kunnskapsutvikling, systematisk forbedringsarbeid og innovasjon gjennom bruk av ulike metoder, verktøy og virkemidler som f. eks innføring av nye digitale løsninger. Arbeidet starter opp for fullt i 2020.

I regjeringens strategi for digitalisering i offentlig sektor heter det:

«Digitalisering av offentlig sektor skal gi en enklere hverdag for innbyggere, næringsliv og frivillig sektor gjennom bedre tjenester, mer effektiv ressursbruk i offentlige virksomheter og legge til rette for produktivitetsøkning i samfunnet. Hensikten med strategien er å understøtte digital transformasjon i hver enkelt virksomhet, og i offentlig sektor som helhet.

Digital transformasjon betyr å endre de grunnleggende måtene virksomhetene løser oppgavene på ved hjelp av teknologi. Det ­innebærer at virksomhetene gjennomgår radikale endringer med mål om bedre bruker­opplevelser og smartere og mer effektiv oppgaveløsning.

En slik tilnærming kan føre til at organisasjonen må endres, ansvar flyttes, regelverket skrives om, eller prosesser designes på nytt. Dette handler like mye om endringsledelse, ­kompetanse- og organisasjonsutvikling, forvaltningspolitikk og forvaltningsutvikling som teknologi.»

For å hente ut ulike typer effekter, må arbeidet med forbedring og innovasjon settes i system.

Det skal i planperioden blant annet tas i bruk ulike metoder og verktøy for hvordan organisasjonen kan arbeide med innovasjon- og utviklingsarbeid samtidig som det må jobbes med å utvikle en kultur for denne måten å jobbe på.  Parallelt med dette arbeidet skal det også fastsettes standarder for hvordan prosesser dokumenteres.

Det skal også tas i bruk metoder og verktøy for gevinstrealisering.  Gevinstrealisering fremmer effektiv ressursbruk og gir økt oppmerksomhet på kvalitative gevinster som kommer kommunen og innbyggerne til gode.

Alle ansatte; ledere og medarbeidere må stimuleres til å identifisere og formidle forbedringsområder gjennom sitt daglige arbeid. System for å fange opp nye ideer og erfaringsoverføringer mv. i forbedrings- og utviklingsarbeidet skal utvikles og etableres gjennom en enkel digital løsning.

Å dele erfaringer kan være kommunens viktigste ressurs til å identifisere mulige nye utviklingsområder. Allerede fra 2020 vil rådmannen arrangere en innovasjonsdag for kommunens ansatte. Målet er å utvikle en robust og systematisk innovasjonskultur utover i planperioden der blant annet en årlig innovasjonsdag kan inngå som ett av flere tiltak som kan bidra til å stimulere til nytenkning.

Kunstig intelligens og maskinlæring

Kunstig intelligens refererer her til en datamaskins evne til å gjøre ting som mennesker opplever som smart. Maskinlæring er en hovedretning innen kunstig intelligens hvor en datamaskin lærer en konkret oppgave gjennom å analysere store mengder data, ikke gjennom forhåndsdefinerte regler.

Digitalisering er det verktøyet, sammen med utviklingen av kunstig intelligens (AI), som forventes å påvirke tjenesteleveransene og tjeneste-utformingen mest i tiden framover. Det vil skje en digital transformasjon som vil innebære nye måter å organisere arbeidet på og endrede oppgaveutførelser. Repetitive og monotone oppgaver kan erstattes av digitale løsninger slik at ressurser kan nyttes på en ny og annerledes måte. Utvikling av digital kompetanse hos alle ansatte vil være av stor betydning for å lykkes i fornyings- og forbedringsarbeidet. Evne og kompetanse til å ta i bruk nye løsninger og verktøy vil være avgjørende for å kunne ta ut forventet effekt.

Innovasjon og forbedringsarbeid handler om å finne nye løsninger og tilpasse dem til virksomheten. I denne prosessen inngår også testing og utprøving av løsningene. Det må i slike prosesser også være en forståelse for og kultur for prøving og feiling, samtidig som arbeidet må skje innenfor de rammene som settes av lov og regelverk/krav samt etisk standard for å sikre kvalitet og sikker tjenesteutførelse. Det skal i planperioden utarbeides et rammeverk i forbindelse med dette arbeidet.

For å gi kraft og felles retning skal det i løpet av 2020 starte opp et arbeide med å utarbeide overordnede planer for kommunens satsing innen innovasjon og nytenkning og en samordnet plan for kommunens digitalisering og IKT satsing.

4.1.2 Økt satsing på nasjonale og lokale digitaliseringsprosjekter

Samarbeid om ulike digitaliseringsprosjekter er i full gang både nasjonalt og lokalt.

I regjeringens digitaliseringsstrategi for 2019-2025 er det blant annet uttalt at brukerne/innbyggerne skal settes i sentrum gjennom utviklingen av sammenhengende tjenester, samordning på tvers skal videreutvikles, og nasjonale felles løsninger og deling av data skal styrkes.

For å kunne nyttiggjøre seg av ulike data og oppbevare dem på en sikker og forsvarlig måte må kommunen bygge opp en struktur som ivaretar de krav som settes for datasamling, bruk og oppbevaring. Samlet forventes det at de ulike digitaliseringsprosjektene vil gi en stor gevinst for både kommunen og innbyggerne i form av enklere og mer intuitive løsninger, og mer effektive tjenester både i et økonomisk og i et kvalitetsperspektiv.

Nasjonal satsing på En innbygger -en journal

Kommunene har et stort behov for bedre journalløsninger og enklere samhandling med andre aktører i helse- og omsorgssektoren. IKT-systemene i kommunene i dag er silobaserte og i hovedsak avgrenset til hver enkelt virksomhet.  Det nasjonale prosjektet Akson er satt i gang. Forprosjektet er innledningen til den største satsningen Norge har gjort for å etablere en felles journal og samhandlingsløsning for hele helse- og omsorgssektoren, særlig for de kommunal helse- og omsorgstjenestene.

Direktoratet for e-helse leder forprosjektet som skal gjennomføres i et tett samarbeid med KS, kommunesektoren, de regionale helseforetakene og andre sentrale aktører. I dette arbeidet er Stavanger kommune representert både i prosjektstyret, arbeidsgruppen for prosjektstrategi og i kjerneteamet.

Akson
Målet med Akson er å gi innbyggere tryggere og bedre helsetjenester gjennom digitale verktøy som støtter arbeidshverdagen til helsepersonell. Akson er både et tiltak som skal gi ny journalløsning for kommunale helse- og omsorgstjenester og løsninger som knytter fastlege, legevakt, hjemmetjenester og andre tjenester bedre sammen med resten av helse-Norge.

Målet med Akson er å gi innbyggere tryggere og bedre helsetjenester gjennom digitale verktøy som støtter arbeidshverdagen til helsepersonell. Akson er både et tiltak som skal gi ny journalløsning for kommunale helse- og omsorgstjenester og løsninger som knytter fastlege, legevakt, hjemmetjenester og andre tjenester bedre sammen med resten av helse-Norge.
Løsningen skal gi bedre samhandling, og helsepersonell skal få bedre tilgang til oppdatert og relevant informasjon om pasienten. Innbygger vil oppleve en mer helhetlig og koordinert helsetjeneste, og økt pasientsikkerhet. Det langsiktige målet er at alle aktørene i kommunal helse- og omsorgstjeneste, inkludert fastleger, tar i bruk journalløsningen. De første kommunene vil trolig kunne ta Akson i bruk fra 2024-2025.

FIKS-plattform

FIKS-plattformen er felles kommunal arkitektur som blant annet gjør det mulig å kommunisere på tvers av forvaltningsnivå. Rådmannen vil i den kommende perioden bidra til å videreutvikle plattformen i tett samarbeid med KS og de andre medlemskommunene. Plattformen imøtekommer behovet for felles arkitektur og gir bedre gjennomføringskraft i digitaliseringsarbeidet.

Datasjø

Arbeidet med datasjø vil kunne bidra til bedre optimalisering og effektivisering av tjenester og prosesser for flere tjenesteområder. Ny og bedre innsikt i egne data vil kunne bidra til endring og optimalisering av måten man strukturerer store datamengder og legger til rette for maskinlæring, prediktiv analyse og utvikling av autonome prosesser.

Datasjøen vil gjøre det mulig å tilgjengeliggjøre dataene på en slik måte at det i større grad kan tilrettelegges for innovasjon, analyse og deling av data.

Dette er nybrottsarbeid og rådmannen vil, sammen med en lokal leverandør, intensivere arbeidet for å se på mulighetsrommet og teste flere ulike prosjekter. Ved å samle data fra ulike fagområder og sektorer, ta dataene direkte inn i datasjøen og sette dem i en sammenheng, kan en datasjø løse både små og store utfordringer. Det å kunne se data på tvers av siloer gir også ofte gevinst med en gang.

En forutsetning for å lykkes i digitaliseringsarbeidet er at data oppbevares sikkert og i tråd med gjeldende lovverk. Innsamlet data regnes som en svært viktig kilde for innsikt, ny kunnskap og som grunnlag for innovative prosesser. Dette forutsetter at det er etablerte systemer for tilgjengeliggjøring av data på en troverdig, sikker og lovmessig måte.

Tjenesteplattform

Rådmannen vil i perioden etablere en digital tjenesteplattform bygget med moderne arkitektur. Dette vil tilgjengeliggjøre informasjon om data som finnes i kjernesystemene og fungere som en grunnmur som kobler hele virksomheten og alle systemer bedre sammen.

Gjennom denne plattformen oppnås det en bedre oversikt over integrasjoner og data som vil gi innsikt og styrke evnen til å dele data og informasjon på tvers av organisasjonen. Informasjonen som samles om egne prosesser, integrasjoner og tjenester vil gjennom ulike typer analyser være viktige bidrag inn i forbedrings- og utviklingsarbeidet samt danne grunnlag for å kunne identifisere gevinster.

Porteføljestyringssystem

Det pågår i dag mange ulike digitaliserings- og innovasjonsprosjekter i hele kommunen, lokalt initiert eller gjennom ulike nasjonale prosjekter.  Våren 2020 skal det tas i bruk en digital plattform som vil gi en helhetlig oversikt over planlagte og pågående prosjekt. Porteføljestyring handler om å definere, balansere og styre virksomhetens samlede portefølje på en slik måte at kommunens ressurser utnyttes best mulig. Hvis kommunen har en systematisert oversikt over prosjektene vil dette gi grunnlag for en porteføljeplan som er et godt beslutningsunderlag for å foreta tverrgående prioriteringer og samordning. Porteføljen er samlingen av alle besluttede og pågående prosjekter og programmer som skal sikre at organisasjonen oppnår sine strategiske mål.

Min side

Prosjekt MinSide skal tilby innbyggerne muligheten til å lese digital post til og fra kommunen, se eiendomsinformasjon og gå videre til en rekke nasjonale tjenester fra for eksempel Skatteetaten, NAV og Husbanken. MinSide er under stadig utvikling, og målet er at alle offentlige tjenester som er relevante for innbyggeren, skal kunne finnes her.

Digi- Rogaland

Digi Rogaland er et samarbeid med kommunene i Rogaland om å ta i bruk digitale verktøy for å gi bedre tjenester til innbygger og næringsliv i Rogaland. Samarbeidet skal bidra til deling og gjenbruk av ressurser. Hjelp til gevinstrealisering og prosessforbedring er viktige byggeklosser i samarbeidet. Ambisjonen er at innbyggere skal oppleve at kommunens digitale løsninger er lik på tvers av kommunegrensene. Kommunene ønsker å være pådrivere til at flere nasjonale løsninger etableres og videreutvikles.

4.2 Forskning og utvikling

Forskning og innovasjon står sentralt i utviklingen av en bærekraftig kommune og samfunn. Forskning er søken etter ny kunnskap for å finne nye, endrede eller bedre løsninger. Målet er at alle tjenester som gis skal ha en kunnskapsbasert1 tilnærming.

4.2.1 Styrking av kommunenes forskningsinnsats gjennom nasjonal satsing

Et kunnskapsløft for kommunehelsetjenesten er en av fem hovedprioriteringer for HelseOmsorg21- satsingen. Strategien slår blant annet fast at det må være effektive og behovstilpassede tjenester for at flest mulig er friske lengst mulig. Dette krever økt satsing på forskning, innovasjon og utdanning i kommunesektoren. I den forbindelse er det gitt ut en rapport som foreslår en struktur for forskning innenfor de kommunale helse og omsorgstjenestene, samt forslag til mulige finansieringsmodeller. Det pågår nå et nasjonalt arbeid som kan munne ut i oppbygging av infrastruktur for forskning og hvor klynger av kommuner selv tar eierskap til sitt kunnskaps- og innovasjonsbehov sammen med utdannings- og forskningsinstitusjoner. Rådmannen har invitert kommunene og ulike utdannings- og forskningsinstitusjoner i Rogaland til en samling i november 2019 for å drøfte lokal oppfølging, blant annet gjennom etablering av klyngesamarbeid. Arbeidet med etablering av nye samarbeidsformer, som en del av anbefalingene fra KSF rapporten, fortsetter utover i planperioden.

Det skal i perioden utarbeides en overordnet temaplan for kommunens egen aktivitet innen forskning, hvor ulike satsinger og prioriteringer vil sette retning for kommunens videre arbeid.

Program for storbyrettet forskning

Programstyret for storbyrettet forskning skal styrke storbyenes interesser og sikre at de er i stand til å løse oppgavene de er satt til å utføre. Kommunene Oslo, Bergen, Trondheim, Stavanger og Kristiansand samarbeider med KS om forsknings- og utviklingsprosjekter som er særlig relevante for storbyene. Programmet finansieres av KS. Gjennom dette nettverket er det mulig å søke om midler til prosjekter for å få belyst aktuelle problemstillinger i storbyene. Kommunen har som målsetting å bidra aktivt inn med aktuelle problemstillinger til programstyret som grunnlag for et FoU- prosjekt.

Smarte innbyggere i smarte byer

Stavanger kommune har inngått et samarbeid med NORCE om et forskningsprosjekt. I prosjektet skal Smartbyen utvikle arbeidsmetoder for å koble hverdagsinnovatører til bedrifter som kan lage gode løsninger for kommune og næringsliv. Kommunen har mottatt kr 2,9 mill. kroner fra Regionalt forskningsfond Vestlandet for å fange opp innbyggerinvolvering på en mer strukturert måte enn tidligere.

H2020 prosjekt AI (kunstig intelligens) for City AI4Cities

AI4Cities er et utviklingsprosjekt som skal skje gjennom såkalte innovative anskaffelser. Det er et tre-årig prosjekt, som starter opp i februar 2020. Prosjektet har et budsjett på om lag 6,7 millioner Euro.

AI4Cities er et H2020 prosjekt hvor Stavanger sammen med Helsinki, København, Amsterdam, Tallinn og Parisregionen vil utfordre markedet til å utvikle morgendagens løsninger. Teknologiske nyvinninger basert på Kunstig Intelligens skal bidra til å redusere CO2 utslipp fra bygninger og kjøretøy, og på den måten bidra til å innfri kommunens ambisiøse klima- og miljøplan. Gjennom AI4Cities vil Stavanger kommune bidra til utviklingen av nye løsninger, men også kunne skape nye markeder og arbeidsplasser.

AI4Cities er ett eksempel på hvordan Stavanger kommune gjennom anskaffelsesprosesser, går i dialog med, og utfordrer næringslivet til å bidra til utvikling av nye løsninger.

4.2.2 Forskning i egen regi og bruk av forskerkompetanse

Store samfunnsutfordringer stiller nye krav til måten kommunen løser oppgavene sine på. Et av tiltakene som er iverksatt, er etableringen av den Offentlig sektor-Ph.D.-ordningen i 2014 i regi av Norsk Forskningsråd (NFR). Den overordnede målsettingen med programmet er økt langsiktig og relevant kompetansebygging og forskningsinnsats i offentlige virksomheter, økt forskerrekruttering til offentlig sektor og økt samspill mellom akademia og offentlig sektor.

Midler fra denne ordningen forutsetter en delt finansering mellom NFR og kommunen.  I neste planperiode planlegges det å inngå nye Ph.D prosjekter der ansatte kan utvikle sin kompetanse gjennom et doktorgradsstudium samtidig som kommunen får belyst en aktuell problemstilling.

Kommunen har i dag to pågående Ph.D prosjekter i kommunal regi som begge vil være sluttført i første halvår 2020. Prosjektene gjennomføres innen helse og velferd og i skoleområdet som også er delvis finansiert gjennom den Off. Ph.D. ordningen.

Gjennom doktorgradsprosjektene vil kommunen bli tilført ny kompetanse. Arbeidet med hvordan kommunen skal nyttiggjøre seg denne forskningskompetansen har startet opp og vil fortsette i planperioden. Det er flere forhold som må belyses; balanse mellom bruk av resultatene og oppnådd kunnskap gjennom den praksisnære forskningen inn i tjenesteområdene, og bruk av forskerkompetanse generelt i organisasjonen.

Kommunen deltar i eller leder ulike forskningsprosjekter. Det er per i dag ingen samlet oversikt over den totale innsatsen og erfaringene innenfor forskningsområdet. Arbeidet med kartleggingen starter opp i siste del av 2019 og vil fortsette inn i 2020. I løsningen ser en for seg at alle pågående og evt. ferdigstilte prosjekter skal registreres gjennom kommunens porteføljestyringssystem.

Kommunen har behov for å øke kompetansen på ulike felt innenfor forskningsområdet. Samarbeid med kunnskaps- og forskningsinstitusjonene er derfor viktig. Denne generelle satsingen på praksisnær forskning gir et godt grunnlag for videreutvikling av samarbeidet med kunnskaps- og forskningsinstitusjoner.

Økt satsing på forskning – kommunale forskningsmidler

For å møte framtidens utfordringer, og spesielt innenfor helse og velferdsområdet, er det behov for mer forskning for å få belyst ulike problemstillinger. Kommunen har så langt satt av kr 10 mill. til et forsknings- og utviklingsprosjekt innen rus og psykiatri, jf bystyresak 53/18.

Fra 2020 foreslår rådmannen en ytterligere økning av den årlige rammen til forsknings- og utviklingsaktiviteter med kr 1,9 mill. Midlene skal blant annet brukes til å gjennomføre flere Ph.D prosjekter, primært gjennom den Off. Ph.D-ordningen.  Andre aktiviteter er deltakelse i forskningsprosjekter som belyser aktuelle problemstillinger for kommunen, eller å utvikle ulike samarbeidsformer lokalt, nasjonalt og evt. internasjonalt.

Det skal i perioden arbeides aktivt for å utløse midler fra andre forskningsprogrammer, særlig fra Norsk Forskningsråd og Horisont 2020.

4.3 Organisasjon, ledelse og medarbeidere

Stavanger kommunes hovedoppdrag er å utvikle kommunen og levere gode tjenester til innbyggerne og samfunnet generelt. Organiseringen av kommunen er et verktøy for å gjennomføre dette på best mulig måte. All organisering skal inkludere innbyggerperspektivet – både i arbeidsprosesser og i tjenesteleveransene.

I planperioden skal forbedrings- og utviklingsarbeidet også styrkes gjennom samskapende prosesser mellom kommunen, innbyggere og ulike aktører i samfunnet.  Økt oppmerksomhet på samhandling, bruk av kompetanser til rett tid og sted sammen med fleksibilitet i oppgaveløsningen skal bidra til en kontinuerlig tilpasning og videreutvikling av organisasjonen.

Arbeidet på tvers i kommunen skal styrkes gjennom bruk av ulike organisatoriske virkemidler. Den nye avdelingen- Prosjektkontoret skal blant annet ha ansvar for utvalgte satsninger/prosjekt som ikke har en naturlig tilhørighet i et bestemt direktørområde, eller oppgaver med et spesielt behov for felles koordinering eller som krever sterk forankring av rådmannen og rådmannens lederteam.

Systematisk bruk av team som organisasjonselement i deler av organisasjonen skal  bidra til mer effektiv bruk av kompetanse på tvers av organisasjonen, bedre oppgaveløsning og helhet i leveranser. Nye digitale samhandlingsløsninger skal også tas i bruk i løpet av planperioden.

Etableringen av den nye kommunen fortsetter også inn i 2020. Arbeidet med å harmonisere kommunens organisasjon, tjenestetilbud, felles rutiner og retningslinjer skal ferdigstilles, og det må også i 2020 avsettes ressurser til å etablere og konsolidere den nye kommunen.

Nasjonalt FN-nettverk for bærekraft

Stavanger kommune har sammen med fire andre kommuner inngått et nasjonalt samarbeid med FN-organisasjonen UNECE. Målet er å utvikle og etablere en systematisk standard for implementering av FNs bærekraftsmål.  Kommunen deltar i nettverket sammen med Trondheim, Ålesund, Asker og Bærum kommune, og skal jobbe for å informere, implementere og evaluere status i arbeidet for å nå bærekraftsmålene.

4.3.1 Utvikling av arbeidsgiverstrategi

Arbeidet med å utvikle en ny arbeidsgiverstrategi for nye Stavanger vil starte opp og ferdigstilles i første del av planperioden. Arbeidsgiverstrategi er et viktig styringsverktøy for å nå kommunens målsettinger. Et sentralt innsatsområde i arbeidsgiverstrategien vil omhandle kommunens behov for kompetanse både på kort og lang sikt.

I den nye kommunen er det nødvendig å arbeide med å skape felles identitet og kultur. Implementering av felles visjon, verdier og kultur vil skje på ulike måte, blant annet ved å ta i bruk verktøy og aktiviteter som kan skape felles forståelse og engasjement for disse blant alle ansatte. Konkrete eksempler på dette er Avspark som gjennomføres i januar 2020 for alle ansatte og arbeidsmiljø uka som arrangeres høsten 2020.

Det er utarbeidet nye ledelsesprinsipper. Arbeidet med å implementere disse startet i 2019 og vil fortsette i 2020. Lederprinsippene tar utgangspunkt i forskning om god ledelse og innspill fra ledere og ansattes representanter.

Prinsippene, som er framstilt i Figur 4.1,  sier noe om hvilke forutsetninger som gjelder for ledelse, hva vi legger i ledelsesutøvelse og hva som skal være resultatet av ledelse i Stavanger kommune. Ledelsesprinsippene skal inngå som en del av lederopplæring og -utvikling, slik at disse tydelig og bevisst brukes i utøvelsen av lederrollen.

Figur 4.1 Ledelsesprinsipper

Et nytt konsept for lederopplæring skal også implementeres i planperioden. I dette konseptet skal kravene til ledelse utarbeides og beskrives nærmere.  Opplæringen vil ta i bruk ulike virkemidler, blant annet med bruk av digitale plattformer, e-læring, kurs, dialog og samspill.

4.3.2 Arbeidskraftsbehov og livslang læring

Tilstrekkelig og rett kompetanse og kapasitet er avgjørende for å være en effektiv og profesjonell tjenesteleverandør og for å ivareta samfunnsutviklerrollen. Arbeidet med å rekruttere etterspurt kompetanse fortsetter. Nye arbeidsformer krever også nye kompetanser. Dette innebærer at ansatte i større grad må arbeide målrettet med kompetanseutvikling som en kontinuerlig prosess.

Behovet for arbeidskraft vil øke i årene framover, kanskje mer enn noen gang. Perspektivmeldingens prognoser fra 2017 viser til at mens en i dag har litt over 4 personer i arbeidsfør alder per innbygger over 67 år, vil det i 2060 bare være ca. 2,5 per person over 67 år. Det vil med andre ord bli færre i yrkesaktiv alder og økning av andelen eldre.

Det har over lengre tid vært mangel på enkelte faggrupper. Dette gjelder særlig sykepleiere. Rekruttering av leger til fastlegeordningen er også en utfordring. Innenfor barnehage- og skoleområdet er det vedtatt nye nasjonale normer for pedagogtetthet. Dette stiller kommunen overfor en krevende oppgave med å rekruttere nok kvalifiserte lærere og pedagoger. I tillegg påvirker konjunktursvingningene i regionen raskt tilgangen på kompetanse innenfor ingeniør, IKT og byggfagene.

Arbeidet med å rekruttere og beholde etterspurt og nødvendig kompetanse vil fortsatt være et av innsatsområdene i planperioden.

Livslang læring

Flere må stå lenger i jobb, samtidig som endringer i arbeidslivet gjør at vi trenger faglig påfyll raskere enn tidligere (Perspektivmeldingen 2017).

Arbeidslivet preges av raske omstillinger som gjør at ledere og medarbeidere må regne med endringer i arbeidsoppgavene og dermed et behov for å tilegne seg ny kompetanse. Den digitale utviklingen vil også påvirke alle ansatte og føre til at arbeidsoppgavene endres for alle grupper av ansatte uavhengig av utdanningsnivå.

Det har over mange år vært en særskilt stipendordning for ansatte som ønsker å ta en bachelorgrad innenfor sykepleie, vernepleie eller som barnehagelærer. I kommende planperiode skal ordningene evalueres for å se om den gir de forventede og ønskede effektene. Det skal også vurderes om det er andre typer utdanninger og eller videreutdanninger som bør prioriteres som følge av nye kompetansebehov.

Flere lærere er i et utdanningsløp som følge av økte krav til undervisningskompetanse gjennom den nasjonale satsingen Kompetanse for kvalitet.

Det vil fortsatt være tilbud om et internt program for ansatte som ønsker å ta fagbrev innenfor helsearbeiderfaget og barne- og ungdomsarbeiderfaget, i tillegg til lærlinger som følger det ordinære lærlingløpet.

Framtidens kompetanseutfordringer fordrer at ansatte stimuleres til både å jobbe lenger og at kompetansen deres brukes og videreutvikles. Kontinuerlig kompetansebygging gjelder alle, også den eldste gruppen av ansatte. Flere forskningsstudier viser blant annet at mulighet for utvikling og kompetanseheving er noen av faktorene som påvirker valget om å fortsette i jobb eller å velge å ta ut tidlig pensjon.

I planperioden vil det bli satt i gang utvikling av et nytt lederprogram for ledere på nivå 4 og 5; virksomhetsledere og avdelingsledere. Programmet vil bygge på elementer fra det pågående lederutviklingsprogrammet for toppledelsen samtidig som det tilpasses målgruppene i de ulike tjenesteområdene.

4.3.3 Økt arbeidsdeltakelse

Økt arbeidsdeltakelse er et viktig virkemiddelet i arbeidet med å sikre tilstrekkelig arbeidskraft i framtiden. Det betyr at flere ansatte må over i større stillingsstørrelser, andelen i heltid må økes og sykefraværet må reduseres. Samtidig er det også et behov for at flere utsetter pensjonsavgangen.  Samlet sett må det settes inn tiltak for å få til endringer i alle deler av yrkeskarrieren gjennom en mer målrettet tilnærming som tar hensyn til ansatte i alle aldre og livsfaser; en Livsfasepolitikk.  Arbeidet vil være et prioritert tiltak i kommende planperiode.

4.3.4 Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet

Gode og helsefremmende arbeidsmiljø

Godt arbeidsmiljø for ansatte og ledere danner grunnlag for å levere gode og effektive tjenester.

Arbeidet med å etablere et felles HMS-system for hele den nye kommune vil fortsette inn i første halvår 2020. I denne forbindelse skal det også etableres nye arbeidsmiljøutvalg og verneområder i de ulike tjeneste- og stabsområdene. I tillegg til å styrke strukturene for gode arbeidsmiljø skal det i løpet av 2020 gjennomføres opplæring innen systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid for ledere, verneombud, medlemmer av arbeidsmiljøutvalg og HMS-grupper.

Systematisk bruk av risikovurderinger innen arbeidsmiljø og sikkerhet, danner bakgrunn for innsatsområder på den enkelte arbeidsplassen. Digitalt verktøy for risikovurderinger tas i bruk i det nye avviks- og forbedringssystemet Si ifra!.

Vold og trusler som arbeidsmiljøutfordring

Hendelser med vold og trusler skal så langt som mulig forebygges. Prosjekt Forebygging av vold og trusler i samarbeid med KLP videreføres i 2020. Målet er at ansatte opplever økt trygghet og mestring i sin arbeidshverdag. Et helhetlig system for kompetansehevende tiltak i forebygging av vold og trusler, er under utvikling.

Et av tiltakene er deltakelse i det nye nasjonale kurskonseptet Mestring av aggresjon i psykisk helse. Stavanger kommune planlegger å delta i den første opplæringen av instruktører og ressurspersoner våren 2020.

Forskning viser at vold og trusler om vold er en risikofaktor for sykefravær for flere yrkesgrupper i kommunal sektor. Ved å arbeide forebyggende, kan sykefravær reduseres.

4.3.5 Fortsatt innsats for redusert sykefravær

I løpet av 2019 er det iverksatt flere tiltak for å redusere sykefraværet blant kommunens ansatte, både for enkeltmedarbeidere og for grupper av ansatte. Tiltakene vil videreføres i planperioden, og vil justeres og tilpasses gjennom underveisevalueringer og ny forskningsbasert kunnskap.

Systematisk forbedringsarbeid i sykefraværsoppfølging

Oppfølging av den sykemeldte

Det er designet en ny prosessbeskrivelse for oppfølging av den sykemeldte. Målet er at de nye rutinene skal bidra til en mer effektiv og kvalitativ god sykefraværsoppfølging. Tydeliggjort rollefordeling og oppmerksomhet på arbeidsgivers tilretteleggingsplikt og ansattes medvirkningsplikt, også etter overgang til arbeidsavklaringspenger (AAP) etter et års sykemelding, er viktige elementer.  Arbeidet med de nye rutinene er en del av harmoniseringsarbeidet som skjer i forbindelse med sammenslåingen til nye Stavanger. Rutinene vil bli iverksatt 1. januar 2020.

Sammen for redusert sykefravær

Sykefraværsprosjektet Sammen for redusert sykefravær ble opprettet vår 2019 og fortsetter i planperioden fram til 2021. Innsatsen i prosjektet fordeles i tre puljer rettet mot ulike områder med spesielt høyt sykefravær. Det brukes ulike tilnærminger avhengig av de ulike områdenes utfordringer i samråd med direktører, kommunalsjefer og lokal ledelse. Forankring hos ledere og tillitsvalgte samt informasjon til ansatte anses som viktig for prosjektets suksess. Prosjektet arbeider systematisk og foretar løpende evalueringer for å kunne justere tilnærming og lære av erfaringene som gjøres.

Bedriftshelsetjenesten og NAV Arbeidslivssenteret i Rogaland er, sammen med de aktuelle tjenesteområdene og virksomhetene,  del av prosjektet som ledes av Organisasjon og forhandling.

Barnehageområdet utgjør første pulje, og der er innsatsen rettet mot medarbeidere som har hatt høyt sykefravær over lang tid. Lederne får støtte til å finne løsninger til beste for den enkelte ansatte og arbeidsgiver. I 2020 starter andre pulje der innsatsen vil være rettet mot utvalgte sykehjem.

4.4 Virksomhetsstyring, internkontroll og kvalitet

Internkontroll som funksjon inngår i kommunenes virksomhetsstyringssystem, og har en særlig viktig rolle i forholdet med å sikre at lover og forskrifter og overordnede instrukser og retningslinjer etterleves, i tråd med kapittel 25 i den nye kommuneloven.

Virksomhetsstyring og internkontroll på overordnet nivå skal ivaretas som en helhetlig prosess på tvers av kommunen. Hensikten med prosessen er å tilrettelegge for kvalitet og effektivitet i tjenesteleveranser samt å sikre at vedtatte planer og politiske vedtak gjennomføres.

Felles overordnet kvalitetssystem

Si ifra! er kommunens nye avviks- og forbedringssystem. Testing og utvikling av systemet har pågått i 2019 og utrulling og opplæring vil foregå inn i 2020.  I tillegg til melding og oppfølging av hendelser/ forbedringer, inneholder systemet beskrivelser av arbeidsprosesser og styrende dokumenter. Systemet skal bidra til at ledere og medarbeidere utfører arbeidsoppgaver i henhold til lover/forskrifter og kommunenes standard (interne krav), samt redusere sårbarhet ved endringer.

For å få til betryggende kontroll og orden i eget hus pågår det et omfattende arbeid med å etablere digital løsning for virksomhetsstyring. Dette vil gradvis ferdigstilles og rulles ut i løpet av første del av planperioden. Sammen vil disse løsningene dekke kommunelovens minimumskrav i kapittel 25.

Figur 4.2 Digital løsning for virksomhetsstyring med kommuneloven som grunnlag

Orden i eget hus:

Tjenesteoppdrag tilpasses det enkelte tjenesteområdet med kilder fra eget fagsystem, ut fra egenart og inneholder tiltaksliste oversikt samlet (fra alle emner) inkl. brukerundersøkelser

Økonomi med økonomirapportering, leders kommentar innen periode og prioriterte tiltak.

Sykefravær gir leder informasjon om utvikling i sykefraværet sammenlignet med mål. Leder kommenterer per tertial og prioriteter tiltak

Leders sjekkliste er leders gjennomgang av internkontrollen. Den årlige HMS spørreundersøkelsen skal inngå og aktiviteter utføres i løpet av året

Medarbeidere gir leder god oversikt over informasjon som antall ansatte, årsverk, heltid/deltid, permisjon.

Hendelser gir leder informasjon fra kilden som er kommunens digitale system for avvik, forbedring og varsling Si ifra!